بستیفای | مرجع فروش فایل های کاربردی در حوزه کسب و کار
آشنایی با کاربرد گانت چارت در مدیریت پروژه
اگر شما مسئول کنترل پروژه هستید، مانند یک شعبده باز عمل می کنید. شما باید توپ های زیادی را به طور همزمان در هوا نگه دارید (پروژه های متعدد و لیست کارهای فوق العاده طولانی). و اگر متعادل کردن چند توپ به اندازه کافی چالش برانگیز نبود، تمرکز یک توپ را از دست بدهید، و خواهید دید که کل عمل از هم می پاشد. کاملاً شبیه از دست دادن ضرب الاجل برای یکی از وظایف در یک پروژه و خرابی کل برنامه را مشاهده می کنید.
پس چگونه عمل متعادل کننده را به درستی انجام می دهید؟ برای دهه‌ها، مدیران پروژه دریافته‌اند که نمودارهای گانت (گانت چارت) برای متعادل کردن توپ‌های متعدد (یا وظایف، منابع، تیم‌ها و جدول‌های زمانی!) بسیار مفید هستند.
گانت چارت جهت نمایش های بصری وظایف مختلف در پروژه که بر اساس زمان ترسیم شده است، ارائه می دهند. در کنار هر کار، می‌توانید ببینید چه کسی به چه کاری اختصاص داده شده است، مدت زمان کار، و هر فعالیتی که همپوشانی دارند. جدول زمانی کامل پروژه در یک نگاه در دسترس است. شما می توانید به معنای واقعی کلمه پروژه را در مقابل چشمان خود مشاهده کنید که وظایف فردی تکمیل می شود و خط لوله پروژه به جلو می رود.
نمودار گانت برای چه مواردی استفاده می شود؟
گانت چارت در برنامه ریزی و زمان بندی پروژه ها با تبدیل جدول زمانی و وظایف به نمودار میله ای افقی مفید است. پروژه های شما را به صورت افقی در قالب بصری به جای لیست کارهای عمودی که برای پروژه های پیچیده دنبال کردن آن دشوار است، تجزیه می کند.
جدول‌های زمانی و وظایف مختلف به نمودار میله‌ای افقی تبدیل می‌شوند که تاریخ شروع و پایان، وابستگی‌های کار، منابع تخصیص‌یافته به هر کار، و میزان انجام کار در هر مرحله را نشان می‌دهد. در اینجا چیزی است که می توانید در یک نگاه با گانت چارت ببینید:
- نمایش بصری کل پروژه، شامل مراحل مختلف.
- جدول زمانی برای هر کار
- اعضای تیم و سایر ذینفعانی که مسئول یک کار هستند.
- رابطه بین چندین فعالیت یا نحوه ارتباط آنها با یکدیگر.
بنابراین، شما دید کاملی را در بارهای کاری تیم به دست می آورید که می تواند این کار را آسان تر کند:
- تخصیص منابع.
- برنامه ریزی پروژه را تنظیم و کنترل کنید.
- نظارت و گزارش پیشرفت.
- نقاط عطف کلیدی را ایجاد کنید و آنها را دنبال کنید.
- هر گونه مسیر بحرانی را شناسایی کنید و آنها را مدیریت کنید.
هدف از گانت چارت چیست؟
گانت چارت به ایجاد یک جدول زمانی افقی از پروژه‌های شما کمک می‌کند تا وظایفی را که می‌توان به طور همزمان تکمیل کرد و کارهایی که باید به صورت متوالی انجام شوند، شناسایی کرد. این می تواند مدیریت یک پروژه را با تخصیص منابع استراتژیک برای تغییر جدول زمانی یا مدیریت پروژه های متعددی که منابع مشابهی دارند آسان تر کند. در اینجا نحوه استفاده از گانت چارت برای مدیریت بهتر پروژه ها آمده است:
- تجسم وظایف : با گانت چارت، می توانید ترتیبی را که وظایف مختلف باید انجام شوند، برنامه ریزی کنید و یک جدول زمانی برای آن تجسم کنید.
- تنظیم وابستگی ها : گانت چارت فقط برای تجسم وظایف استفاده نمی شود. همچنین به شما این امکان را می دهد که وابستگی هایی را در میان آنها مشخص کنید تا به طور خودکار بدانید که بعدی چه خواهد شد. اگر از یک نرم افزار بصری مانند Excel یا Microsoft Project استفاده می کنید، می توانید وابستگی هایی را بین وظایف درون سیستم تنظیم کنید تا به طور خودکار از پیشرفت مطلع شوید. علاوه بر این، اگر یکی از وظایف موجود در لیست وابسته به تعویق بیفتد، همه کارهای وابسته دیگر به طور خودکار کشیده می شوند.
- مدیریت جدول زمانی : مدیریت جدول زمانی و تخصیص منابع استراتژیک با استفاده از گانت چارت آسان است. به عنوان مثال، می‌توانید منابع بیشتری اضافه کنید یا محدوده یک کار را تغییر دهید تا ببینید چگونه بر جدول زمانی پروژه تأثیر می‌گذارد.
چگونه مدیریت پروژه را با گانت چارت ساده کنیم؟
بسته به نحوه استفاده از آن، گانت چارت می تواند به شما در برنامه ریزی، برنامه ریزی و پیگیری وظایف مختلف یک پروژه از ابتدا تا انتها کمک کند. در اینجا نحوه استفاده از گانت چارت برای مدیریت بهتر پروژه ها آورده شده است.
- با به‌روز نگه‌داشتن تیم خود در مورد پیشرفت‌ها و تغییرات، همکاری تیمی را بهبود بخشید، و نیاز به جلسات مکرر و گزارش وضعیت را از بین ببرید.
- کارهای پیچیده را با تقسیم کردن آنها به کارهای کوچکتر در جدول زمانی بصری ساده کنید. همچنین می توانید وظایف وابسته را شناسایی و پیوند دهید.
- کارهای پیچیده را با تقسیم کردن آنها به کارهای کوچکتر در جدول زمانی بصری ساده کنید. همچنین می توانید وظایف وابسته را شناسایی و پیوند دهید.
- با نمایش وظایف، وابستگی ها، چارچوب های زمانی و نقاط عطف در یک صفحه، برنامه ریزی و ردیابی موثر پروژه را تسهیل کنید.
- با تعیین الزامات پروژه دقیق، بهره وری را افزایش دهید، به هر یک از اعضای تیم اجازه می دهد مسئولیت و تأثیر خود را بر پروژه کلی بهتر درک کند.
- برنامه های زمانی برنامه ریزی شده و واقعی را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که پروژه به موقع تکمیل می شود.
هر پروژه فعالیت های وابسته ای دارد که مدیریت آن ها روی یک تکه کاغذ می تواند چالش برانگیز باشد. با این حال، با گانت چارت، نحوه پیوند وظایف مختلف به یکدیگر را تجسم می‌کنید و مدیریت پروژه را به روشی ساده ممکن می‌سازد.
در نتیجه، هدف از گانت چارت این است که به مدیران پروژه راه مناسبی برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه های خود ارائه دهد. با ارائه یک طرح بصری از جدول زمانی پروژه، نمودارهای گانت می توانند بهره وری را افزایش دهند و به ایجاد انعطاف پذیری در برنامه ریزی منابع کمک کنند.
شما می توانید به منظور بهره مندی سریع و راحت از مزایای ذکر شده نمودار گانت چارت، محصول گانت چارت بستیفای را با کلیک روی “اکسل گانت چارت پروژه” دریافت کنید.
«بستیفای» ارائه فایل‌های کاربردی در زمینه های مختلف کسب و کار است. در صورتی که نیاز به سفارشی سازی یا طراحی فایل اختصاصی جدید می‌باشید، می‌توانید نسبت به ارائه درخواست با بستیفای در ارتباط باشید.
